¿Pasaste todo el día sin hacer nada pero te sientes muy cansado? Lo entiendo. Prueba el método Pomodoro, también conocido como 25/5.
En qué consiste el método
Pomodoro (o “tomate” en italiano) es el nombre del método, su símbolo y un intervalo de tiempo. También se le conoce como “método 25/5”.
El principio: 25 minutos trabajas sin distracciones, 5 minutos descansas.
Cómo funciona el método Pomodoro en la práctica:
- Haz una lista de tareas para la semana o el mes.
- Elige las que necesitas hacer hoy. Escríbelas en un cuaderno.
- Activa el temporizador y comienza a trabajar. Anota cualquier tarea que surja; la harás después.
- Después de 25 minutos, haz una pausa de 5 a 10 minutos. No te apresures a revisar tus mensajes. Da un paseo, prepárate un café, haz ejercicios para los ojos, simplemente mira por la ventana y vuelve al trabajo con energías renovadas.
- Después de cuatro “pomodoros”, haz un descanso más largo de 15 a 30 minutos.
- Marca al lado de cada tarea cuántos “pomodoros” le dedicaste. Tacha las que hayas completado. Si te distrajeron, pausa el temporizador.
Al final del día, revisa qué tareas te llevaron más tiempo, cuántas veces te distrajeron y qué lograste hacer.
Practica el método durante dos semanas. Después de este tiempo, revisa tus anotaciones y compara si aumentó tu eficiencia en el trabajo.
No es necesario dedicar un solo pomodoro a una tarea. Puedes pasar antes al siguiente paso o demorarte en el anterior. Lo importante es mantener el principio 25:5.
Para quién es adecuado
El método es adecuado para todos los que sufren de procrastinación. Si al final del día hiciste menos de lo que querías y no recuerdas en qué gastaste el tiempo, el método Pomodoro despejará la niebla.
La técnica Pomodoro es útil para:
- Empleados de oficina, incluso en teletrabajo;
- Estudiantes, especialmente antes de los exámenes, cuando hay mucho que estudiar;
- Escolares que se cansan rápidamente de las tareas.
Hoy en día se habla mucho de que la capacidad de concentración disminuye en niños y adultos. Lo peor es la atención involuntaria: 12 segundos en el año 2000, 8 segundos en 2015. No es de extrañar: a nuestro alrededor hay tanta información que el cerebro se ve obligado a decidir instantáneamente si le interesa o no, y a cambiar a otra cosa.
En cuanto a la atención voluntaria, los investigadores difieren en las cifras. En promedio, la atención en una tarea se mantiene entre 15 y 20 minutos.
Al practicar el método Pomodoro, mejoramos la atención voluntaria, es decir, aprendemos a concentrarnos y a no distraernos. Nos volvemos más concentrados y al final del día vemos resultados. Al mismo tiempo, el cerebro se cansa menos, trabajando con intervalos cómodos.
Ventajas y desventajas
Como cualquier herramienta de gestión del tiempo, el método Pomodoro no es una píldora mágica, no es adecuado para todos. Se puede utilizar para algunas tareas y combinarlo con otras herramientas.
Ventajas:
- Ayuda a no distraerse. No hay tareas que no puedan esperar 20-25 minutos (casi ninguna). Todo lo que no sea urgente, anótalo y sigue trabajando tranquilamente.
- Refresca la mirada. A veces “nos hundimos” en una tarea, nos ahogamos en los detalles, no sabemos qué hacer, pero si le damos al cerebro un descanso, es como si se disipara la niebla ante tus ojos.
- Aumenta la motivación. El cerebro está más dispuesto a trabajar 25 minutos que “desde ahora hasta la hora del almuerzo”. Esto facilitará mucho la vida a las personas que sufren de procrastinación, la postergación infinita de tareas importantes.
- Ordena el día. Es cómodo medir el tiempo en pomodoros: una hora son dos pomodoros, hasta el almuerzo son seis pomodoros, una jornada laboral de ocho horas son catorce. No necesitas acostumbrarte a nuevas unidades de tiempo.
- Da determinación. Una tarea grande no dará tanto miedo si se realiza en varios enfoques cortos (“comerse el elefante por partes“).
Desventajas:
- El ciclo 25/5 no es adecuado para todos. Algunos necesitan al menos media hora para sumergirse en una tarea, otros, por el contrario, se cansan después de 15 minutos.
- Las tareas imprevistas son un mal inevitable. Algunas preguntas, correos electrónicos y tareas no se pueden posponer. Cuando todo el día está formado por ellas, Pomodoro no es adecuado.
- Los descansos también pueden perjudicar el proceso creativo, interrumpiendo el estado de flujo. El método es bueno para las tareas rutinarias, donde es fácil calcular el tiempo.
- El método no ayudará si estás “quemado” y simplemente no puedes mirar más el monitor. Deja o delega todo lo que puedas, y lo que no puedas, termínalo de un solo golpe. Después de eso, descansa obligatoriamente.
- Pomodoro se puede y debe adaptar a ti. Pero durante las dos primeras semanas, intenta seguir exactamente el principio 25/5: es posible que durante este tiempo el cerebro se reorganice y organices el proceso de trabajo de manera más cuidadosa.
Cómo empezar
El método se desarrolló en la década de 1980, cuando las computadoras no estaban disponibles, al menos para los estudiantes italianos. Francesco Cirillo usaba un temporizador mecánico y anotaba las tareas en un cuaderno. Sus seguidores ortodoxos hacen lo mismo.
Necesitarás:
- Un temporizador mecánico. No tiene que ser con forma de tomate; el temporizador Pomodoro se fabrica en diferentes diseños. Precio: desde €19 en Amazon.
- Un cuaderno o agenda. Anota las tareas, marca las completadas y registra las tareas imprevistas.
- Un bolígrafo. Date un capricho; compra también rotuladores bonitos, pegatinas, todo lo que te mejore el ánimo y te ayude a organizar el tiempo.
Hay aplicaciones online atractivas, pero los adeptos del método no las recomiendan. Al activar el temporizador manualmente, acostumbras al cerebro a la asociación “activado – concentrado“. Con el tiempo, te será cada vez más fácil concentrarte.
Si no tienes problemas de concentración, lleva una lista de tareas y activa el temporizador en tu teléfono o computadora. Si la procrastinación se ha convertido en un hábito, incluye estímulos físicos.
Soluciones online:
- Windows: PowerPom, PomoDuctivity, Pomodoro Timer, Tomighty;
- OS X: Be Focused – Pomodoro Timer, Tadam;
- Android: Pomodoro Timer, Forest, Focus To-Do;
- iOS: Flat Tomato, Forest.
- Web: Pomodoro Timer, Tomighty
Qué hacer si no funciona
Si aún así te distraes o te distraen, prueba lo siguiente:
- Deja que el cerebro se reorganice. Comienza con dos pomodoros al día y aumenta gradualmente.
- Ajusta los intervalos. Para las tareas creativas, prueba 45/15, para las tareas rutinarias, 15/5. Observa y experimenta.
- El método a veces ayuda, a veces estorba. Planifica las tareas rutinarias, por ejemplo, para la segunda mitad del día, y por la mañana ocupa con los asuntos urgentes.
- Te distraen constantemente. Reduce los intervalos o revisa la lista de tareas.
No todas las tareas son adecuadas para el método Pomodoro. Ordénalas según la matriz de Eisenhower. Esto ayudará a descartar lo innecesario, delegar lo que no es necesario y dejar de vivir con plazos límite apremiantes.
Cómo ordenar las tareas
Según Eisenhower, todos los asuntos se dividen en cuatro tipos:
- Importantes y urgentes: no se pueden posponer, “urgente”, sin los cuales el proyecto fracasará o colapsará el trabajo del departamento. Cuanto menos haya, mejor organizada está la labor.
- Importantes y no urgentes. Que la palabra “no urgentes” no te confunda: si no te ocupas de estas tareas, se volverán rápidamente urgentes. Forman parte de tus responsabilidades, impulsan el proyecto, e idealmente, solo deberías ocuparte de ellas.
- Urgentes, pero no importantes. Sería más correcto decir: sin sentido. Distraen del trabajo principal, pero no se pueden posponer. Por ejemplo, resuelves un asunto organizativo, rehaces algo, buscas un documento. Este tipo de tareas deben reducirse, delegando parte de las responsabilidades o resolviendo el problema una vez (por ejemplo, poniendo orden en los documentos).
- No urgentes y no importantes. Reuniones inútiles, configuración de equipos, mensajería instantánea; en resumen, procrastinación e imitación de actividad frenética. Idealmente, deben evitarse u optimizarse, pero pueden incluirse en el plan. Por ejemplo, durante una reunión aburrida, ordenar la carpeta de descargas.
A veces, el método Pomodoro no funciona solo porque tu día está lleno de tareas urgentes pero innecesarias. Cuando te distraen constantemente, es difícil hablar de productividad. La matriz destacará estas tareas y podrás poner orden en tu horario.
En conclusión, recordemos que cansarse es normal. Estamos acostumbrados a llamar pereza al cansancio crónico y a buscar una patada mágica cuando las fuerzas se agotan. A veces es normal pasar dos horas mirando por la ventana y soñando con las vacaciones.
El método Pomodoro no convertirá la vida en un éxito rotundo, no ayudará a irradiar alegría después de quince horas de trabajo sin almuerzo. Solo simplificará y ordenará la rutina diaria.
Si no tienes fuerzas para trabajar 25 minutos y no huir a los mensajes, quizás sea hora de tomarse unas vacaciones. O dormir. O dejar de trabajar los fines de semana.
Estoy seguro de que sabes cómo cuidarte. Y en este blog estoy dispuesto a sugerir cómo aprender a descansar; sin esto, las herramientas de gestión del tiempo no mejorarán la eficiencia, sino que solo empeorarán la sensación de culpa.