¿Qué es la Matriz de Eisenhower y Cómo Aplicarla en la Gestión del Tiempo?

Esta técnica es popular por su sencillez. Te explico cómo construir la matriz y qué servicios usar para ello.

La Matriz de Eisenhower es una tabla sencilla que clasifica las tareas por importancia y urgencia. Te permite priorizar tareas y ayuda a planificar el tiempo de trabajo y libre. Es útil tanto para el trabajo como para asuntos familiares, como organizar una mudanza o una reforma. En este artículo, veremos cómo usar esta herramienta.

¿Cómo funciona la Matriz de Eisenhower?

Según la leyenda, la matriz fue inventada por el 34º presidente de Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Aunque se menciona que la usó en su puesto presidencial, no hay confirmación oficial de esto.

En 1984, Lothar Seiwert describió la matriz por primera vez en su libro “Cómo administrar bien su tiempo“. El método ganó popularidad más tarde, a finales de la década de 1980. Stephen Covey lo explicó en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva“.

¿Cuál es el sentido de la matriz? La técnica ayuda a clasificar rápidamente las tareas de una lista, incluso si hay muchas. Exteriormente, todo parece simple: basta con crear una lista de tareas y responder dos preguntas sobre cada una de ellas.

• ¿Es importante?
  Sí/No
• ¿Es urgente?
  Sí/No

A continuación, toma una hoja de papel y divídela en cuatro partes. Obtendrás cuatro cuadrados donde escribirás las tareas.

Así se ve la Matriz de Eisenhower:

Ahora veamos la estructura de cada una de las celdas:

Celda A: Tareas importantes y urgentes:

• Tareas cuya no realización pone en peligro el logro de un objetivo.
• Tareas que deben resolverse para evitar grandes dificultades en la vida.
• Cuestiones de salud.

Llevar a un familiar al hospital, preparar un informe para una reunión urgente: este cuadrante incluye tareas inesperadas que no se pueden posponer y las que surgen de crisis o imprevistos. Supongamos que una tarea estaba en el plan desde hace tiempo, pero la olvidaste o la pospusiste hasta el último día.

Cuadrante B: Tareas importantes pero no urgentes:

• Actividad principal en el negocio o en el trabajo.
• Tareas cotidianas que no se pueden dejar de hacer.

Aquí se encuentran las tareas a las que hay que prestar la máxima atención. Quien trabaja bien con este cuadrante puede esperar lograr sus objetivos. Estas tareas no son urgentes, lo que significa que no se realizan en un estado cercano al pánico.

Hay menos obstáculos para hacerlas sin nervios y de la manera más eficiente posible. Lo principal es no demorarse, de lo contrario, pasarán al cuadrante A.

Cuadrante C: Tareas urgentes pero no importantes:

• Factores de distracción.

La realización de estas tareas no ayuda a lograr el objetivo, interfieren en la concentración en lo realmente importante y reducen la eficiencia. Este cuadrante es el más engañoso: existe el riesgo de confundir las tareas de este sector con las del cuadrante A y generar un caos en las prioridades. A estas tareas se puede atribuir, por ejemplo, ayudar a un colega en el trabajo: es importante, pero la prioridad es hacer las propias tareas a tiempo.

Cuadrante D: Tareas no urgentes y no importantes:

• No aportan ningún beneficio.
• Nuestras favoritas.

Un cuadrante paradójico, porque aquí se encuentran las tareas que, por un lado, no aportan beneficios, pero por otro, a menudo son agradables. Escucha: suena tu música favorita, te espera un sillón cómodo y, lo más importante, apenas se necesita la participación del cerebro.

Redes sociales, conversaciones telefónicas y por mensajería, navegación por Internet, juegos de ordenador: es necesario descansar del trabajo, pero no en detrimento de lo que nos acerca a nuestros objetivos.

¿Cómo usar la Matriz de Eisenhower en la gestión del tiempo?

¿Cómo encontrar el equilibrio entre los cuatro cuadrantes? Para empezar, es importante aprender a distribuir correctamente las tareas dentro de los cuadrantes. Hay varias maneras de usar la matriz en la gestión del tiempo.

Desde lo planificado: En un “mundo ideal”, primero resolvemos las tareas del cuadrante B, y en el tiempo restante, las del cuadrante A. Luego nos queda tiempo para las tareas del cuadrante C, y por último, el merecido descanso y las tareas agradables del cuadrante D.

Plan secuencial: Un escenario más realista: primero realizamos las tareas urgentes del cuadrante A, si es necesario hacerlas ahora mismo. Luego, resolvemos las tareas cotidianas del cuadrante B, y por último, las de los cuadrantes C y D.

Situación de emergencia: Si las fechas límite pasan a primer plano, primero hacemos las tareas del cuadrante A, luego las del C, y después las del B y D. En esta estrategia, la prioridad es la urgencia, y la siguiente, la importancia.

¡Importante! Si las tareas se superponen en cuanto a plazos, se pueden dividir dentro de los cuadrantes. Por ejemplo, en A1, A2, C1 y C2. Se puede cambiar el estado de las tareas y trasladarlas de un cuadrante a otro. Por ejemplo, si una tarea actual no se ha realizado a tiempo, se puede trasladar al cuadrante A. También hay que prestar atención al descanso: si te sientes agotado y sientes que no puedes trabajar más, “descansar 3 días” debe trasladarse del cuadrante D al A.

Dónde crear la Matriz de Eisenhower

En un cuaderno o libreta: La forma más sencilla de construir la Matriz de Eisenhower es hacerlo en papel. Puedes dividir las hojas tú mismo o usar un diario especial. Lo principal es que las fronteras entre los cuadrados sean claras.

En un editor de oficina: También se puede construir la Matriz de Eisenhower en editores de oficina, en forma de tabla en formato XLS o dentro de un Word.

Si trabajas en equipo, puedes usar servicios especiales para la gestión de tareas. No es muy cómodo construir la matriz en ellos, pero sí puedes asignar estados a las tareas y hacer un seguimiento de su ejecución.

• Trello: Un servicio popular basado en un tablero virtual. En el tablero, puedes mover las tareas si cambia su estado y clasificarlas por prioridad. El servicio tiene una versión gratuita, que es suficiente para empezar. Permite gestionar hasta 10 tableros para diferentes proyectos simultáneamente. Si necesitas más, puedes optar por la versión de pago, cuyo coste oscila entre 5 y 17,5 dólares según la funcionalidad.
• Cerebro: Un servicio creado para empresas que interactúan con frecuencia con materiales visuales: estudios de diseño, despachos de arquitectura, creadores de gráficos y animaciones. Cerebro se integra con editores gráficos y de vídeo. Los comentarios a las tareas se pueden dejar no sólo en texto, sino también, por ejemplo, en vídeo o voz. El servicio es gratuito si el equipo tiene hasta cinco usuarios.
• YouGile: Funciona con la metodología Agile. Cada usuario tiene un tablero personal para realizar un seguimiento de las tareas con las que está relacionado. El servicio tiene una función de búsqueda interna que permite encontrar tareas por nombre y descripción, así como chats grupales y personales. Se puede activar el modo “no molestar” o, por el contrario, activar la opción de reenvío de mensajes perdidos en el servicio a la dirección de correo electrónico. El servicio es gratuito si el equipo tiene hasta diez usuarios.

Matriz de Eisenhower: Lo principal

• La Matriz de Eisenhower es una tabla que permite agrupar tareas, planificar su ejecución y establecer prioridades.
• Las tareas de la matriz se dividen en cuatro grupos: importantes y urgentes (A), importantes pero no urgentes (B), urgentes pero no importantes (C) y no urgentes ni importantes (D).
• Se puede dibujar la Matriz de Eisenhower en una simple hoja de papel o en cualquier editor de oficina. Es conveniente controlar la ejecución de las tareas en servicios especiales para su gestión, como Trello, Cerebro o YouGile.