La gestión del tiempo es la forma en que utilizamos nuestro tiempo para hacer más cosas y producir los resultados que queremos. Pero la verdad es que no podemos gestionar el tiempo, sólo podemos gestionarnos a nosotros mismos.
Todos tenemos 24 horas al día. Y lo que hacemos durante esas horas es lo que cuenta. Y, te guste o no, el tiempo pasará de todos modos. No puedes gestionarlo, sólo puedes gestionarte a ti mismo y elegir qué hacer en esas horas que pasan.
Por lo tanto, aprende a desarrollar buenos hábitos de gestión del tiempo (hábitos productivos) que te ayuden a realizar el trabajo correcto y a producir los resultados que deseas.
La gestión del tiempo consiste realmente en hacer las cosas correctas en el menor tiempo posible. Quieres ser eficiente y eficaz.
Quieres obtener los máximos resultados en el menor tiempo posible. Y todo empieza con tus hábitos.
Verás, desde la hora en que te levantas hasta la hora en que comes y la hora en que trabajas, una gran parte de lo que haces es habitual.
Por tanto, si quieres gestionar el tiempo, debes aprender a gestionarte a ti mismo. Y si quieres gestionarte a ti mismo, tienes que aprender a gestionar tus hábitos.
“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto”.
MICHAEL ALTSHULER
A continuación, te presento algunos de los mejores hábitos de gestión del tiempo que deberías considerar desarrollar.
- 1. Tener un Propósito Claro
- 2. Deshacerte de Todas las Distracciones Posibles
- 3. Trabajar una Tarea a la Vez
- 4. No Posponer las Cosas
- 5. Crear Calendarios y Establecer Plazos
- 6. Hacer Primero el Trabajo de Alto Impacto
- 7. Anotarlo
- 8. Mantener tu Bienestar General
- 9. Aprovechar los Pequeños Bloques de Tiempo
- 10. Subir a la Ola de la Motivación
- Conclusión
1. Tener un Propósito Claro
Uno de los aspectos más importantes de la productividad personal que aprendí de Brian Tracy, el autor del exitoso libro de gestión del tiempo, ¡Tráguese ese sapo!, es que si quieres ser productivo, debes entender tu propósito.
Tu propósito debe estar claro para poder ser productivo.
Esto es lo que dice Brian Tracy en el libro
“La razón número uno por la que algunas personas consiguen hacer más trabajo más rápido es que tienen absolutamente claras sus metas y objetivos, y no se desvían de ellos.
Cuanto más claro tengas lo que quieres y los pasos que tendrás que dar para conseguirlo, más fácil te resultará superar la procrastinación, tragarte el sapo y completar la tarea que tienes por delante.”
Brian Tracy
Tracy tiene toda la razón. No tiene sentido hablar de lanzar las flechas sin identificar primero el objetivo.
Debes tener muy claro tu objetivo. ¿Qué quieres conseguir y qué tipo de resultados buscas?
Cuando tengas claro tu propósito y tus objetivos, podrás desarrollar un plan para conseguirlos.
Este es el principio fundamental de la productividad personal. Si quieres gestionar el tiempo, primero debes averiguar tus objetivos.
Sin conocer tu destino, ¿cómo puedes llegar a él?
Recordé claramente lo que dice Tony Robbins en uno de sus discursos: “La claridad es poder“.
Por lo tanto, si quieres obtener el máximo resultado de tu día, primero, tenlo claro.
Paso de acción:
Las personas productivas siempre tienen en mente sus objetivos. Saben exactamente qué tipo de resultado quieren y luego se proponen alcanzarlos. Tú debes hacer lo mismo.
Acostúmbrate a tener siempre presentes tus metas y objetivos. Recuérdate constantemente lo que quieres conseguir para no desviarte nunca de ello. Así podrás volar como una flecha, directo a la diana.
2. Deshacerte de Todas las Distracciones Posibles
Nunca subestimes el poder de las distracciones. Mucha gente piensa que las distracciones son asuntos menores y no aprenden a manejarlas.
Según este artículo de The Washington Post, Irvine, un investigador de la Universidad de California descubrió que un oficinista típico es interrumpido o cambia de tarea cada 3 minutos y 5 segundos de media.
El descubrimiento más sorprendente fue que se puede tardar hasta 23 minutos y 15 segundos en volver al punto donde se dejó.
Cuando se adquiere el hábito de eliminar las distracciones, se gana por partida doble. Esto se debe a que cuando no te distraes, eres capaz de concentrarte mejor.
Es como el efecto “push and pull“. No puedes concentrarte cuando estás distraído.
Pero cuando eres capaz de deshacerte de las distracciones, no sólo eres capaz de trabajar con diligencia, sino que también eres capaz de concentrarte completamente en la tarea.
Por lo tanto, nunca te permitas distraerte cuando trabajes, especialmente en tareas que son importantes.
Paso de acción:
Desarrolla el hábito de trabajar sin distracciones ni interrupciones. Construye un búnker para ti. Enciérrate en tu habitación o ponte unos auriculares para alejarte del ruido.
No dejes que la gente te distraiga mientras trabajas. No me gusta que me distraigan cuando estoy escribiendo artículos como éste.
Según una entrevista, Maya Angelou, una de las escritoras de éxito, dijo que tenía una habitación de hotel, que pagaba por mes, y que iba allí a hacer la mayoría de sus escritos. Ella entendía claramente el poder de la concentración y la necesidad de deshacerse de todas las distracciones. Tú deberías hacer lo mismo.
3. Trabajar una Tarea a la Vez
¿Cómo se come un elefante? Un bocado cada vez.
Esto es fácil de entender, pero a menudo tendemos a pasar por alto el principio de centrarse en una tarea a la vez.
En el libro The One Thing (Lo único: La sencilla y sorprendente verdad que hay detrás del éxito) aprendí que la multitarea es uno de los asesinos más comunes de la productividad.
Cuando intentamos hacer varias cosas al mismo tiempo, lo que realmente ocurre en nuestra mente es que estamos cambiando de una tarea a otra. De un lado a otro.
En otras palabras, nuestros cerebros no están preparados para la multitarea. Nuestros cerebros están programados para hacer una sola cosa a la vez (sobretodo si eres hombre).
Si te resulta difícil de creer, intenta leer un libro y hablar con alguien al mismo tiempo. Verás que no puedes hacer ambas tareas (leer y hablar) al mismo tiempo.
Cuando hablas con alguien, dejas el libro y dejas de leer. Y cuando leas, dejarás de hablar con esa persona.
Esto se debe a que nuestro cerebro sólo puede concentrarse y procesar una información a la vez.
Sí, puedes cantar mientras te bañas. Pero no puedes ENFOCARTE en hacer las dos cosas a la vez.
La palabra clave aquí es enfoque. Cuando te concentras totalmente en una cosa, tienes que dejar de lado otras cosas.
Esto es lo que dice el artículo de Harvard Business Review:
“Basándonos en más de medio siglo de ciencia cognitiva y en estudios más recientes sobre la multitarea, sabemos que los multitareas hacen menos y pierden información. Se necesita tiempo (una media de 15 minutos) para reorientar la tarea principal tras una distracción como un correo electrónico.
La eficiencia puede disminuir hasta un 40%. La memoria a largo plazo se resiente y la creatividad -una habilidad asociada a mantener en mente múltiples asociaciones menos comunes- se reduce”.
Entonces, ¿no crees que deberías dejar de hacer varias cosas a la vez y empezar a hacer una sola?
Paso de acción:
La próxima vez que te resulte difícil concentrarte o que quieras ser más productivo y rendir más, no hagas multitarea. Elige hacer una sola tarea. Haz una cosa a la vez.
Cuando estés escribiendo un artículo, escribe. No navegues por YouTube ni intentes mirar a tu alrededor para ver lo que hacen tus compañeros u otras personas.
Para producir un trabajo excelente, debes concentrarte en el flujo, lo que requiere toda tu atención. Por lo tanto, limítate a hacer una sola cosa hasta completarla. No cambies de tarea en tarea.
4. No Posponer las Cosas
Otro poderoso hábito de gestión del tiempo que creo que todos deberíamos adoptar es la capacidad de NO posponer las cosas.
En otras palabras, no procrastinar.
La procrastinación es uno de los mayores asesinos de nuestros sueños y objetivos. La gente sabe a grandes rasgos lo que quiere lograr en su vida, pero simplemente no lo hace.
Muchas personas dicen que quieren construir un negocio exitoso en línea, pero todo lo que hacen es hablar de ello. No hacen nada al respecto.
Cuando vuelven a casa del trabajo, lo único que hacen es ver la televisión y navegar por Internet para divertirse y entretenerse. No hacen nada para iniciar o hacer crecer su negocio.
Lo mismo ocurre con la gestión del tiempo. No te limites a decir que quieres hacer las cosas. Tienes que hacerlas para obtener los resultados que deseas.
Hay muchas razones por las que la gente procrastina. Algunas personas no quieren pasar a la acción porque están abrumadas de información y no saben por dónde empezar. Y algunas personas procrastinan porque tienen miedo al fracaso.
Por lo tanto, si quieres superar la procrastinación, debes identificar las causas que la originan.
Te sugiero que leas mi artículo anterior donde Robin Sharma comparte sus 5 técnicas para deshacerse de la procrastinación aquí.
Paso de acción:
Acostúmbrate a empezar y a comenzar. No procrastines ni dejes las cosas para más adelante. Una vez que hayas decidido hacerlo, hazlo.
5. Crear Calendarios y Establecer Plazos
¿Sabías que programar tu trabajo puede aumentar enormemente las posibilidades de que lo hagas?
La gente procrastina porque no tiene claro cuándo y dónde debe realizar su trabajo.
Cuando programas específicamente tu tarea, como por ejemplo: “Voy a correr durante una hora de 7 a 8 de la mañana, todos los lunes y jueves“, estás dando a tu mente una misión clarísima de lo que tienes que hacer, dónde y para cuándo.
Y cuando llegue el momento, seguirás adelante y lo harás.
La gente no suele ser productiva cuando deja su trabajo para “cuando sea”. Esperan a que llegue el momento adecuado para actuar y esperan a que sólo se sientan bien para trabajar.
Esto no va a funcionar. Por el contrario, hay que ser específico y establecer un calendario para lo que se quiere hacer.
En su exitoso libro, Better Than Before, Gretchen Rubin escribe: “Programar nos hace mucho más propensos a convertir una actividad en un hábito“.
Cuando se programa una tarea, en primer lugar, se da un orden claro a la mente de cuándo y dónde se debe hacer la tarea. En segundo lugar, te ayuda a recordar la tarea cuando llega el momento.
Tener un horario es como crear una señal para hacer el trabajo que has planeado.
Paso de acción:
Un buen hábito de gestión del tiempo es programar el trabajo que quieres hacer. Sé específico y anota cuándo, dónde y qué quieres hacer.
Por eso la planificación funciona. Convierte cada una de tus tareas importantes en horarios. Concierta citas con tus tareas para que nunca se te pasen por alto. Me gusta esta cita de Larry Winget:
6. Hacer Primero el Trabajo de Alto Impacto
¿Quieres ser eficaz y obtener los mejores resultados? Pues bien, mantén el principio de hacer primero el trabajo de mayor impacto.
Cuando se trata de la gestión del tiempo, mucha gente piensa que ser productivo consiste en hacer más cosas, pero en realidad no es así.
Se trata de hacer un trabajo de alto impacto para obtener más resultados.
No confundas estar ocupado con ser productivo. Puedes estar ocupado todo el día, pero al final no produces muchos resultados.
Lo que quieres es trabajar en el trabajo más importante que te dará más resultados. No cualquier trabajo, sino el de mayor impacto.
Aquí es donde tienes que entender que no todos los trabajos son iguales. Y tienes que hacerlo bajo la Regla 80/20 de Pareto.
Kevin Kruse, el inversor de SharkTank, y un emprendedor de éxito escribió un gran artículo sobre La regla 80/20 y cómo puede cambiar tu vida en Forbes. Kruse muestra muchos ejemplos y creo que deberías leer el artículo para entender mejor el concepto.
Recuerda que todos tenemos 24 horas al día. Hay mucho tiempo que podemos utilizar en un día. Y la clave es hacer el trabajo que más resultados produzca y no cualquier trabajo.
Paso de acción:
Haz del Principio de Pareto tu forma de vida. Identifica los trabajos de alto impacto que puedes realizar y hazlos a primera hora de la mañana antes de pasar a otras tareas menos importantes.
7. Anotarlo
Richard Branson atribuye su éxito a su lista de tareas. Es famoso por su costumbre de anotar cosas en su agenda. Lleva su agenda a todas partes.
Una de las formas de no dejar pasar el tiempo es recordarnos a nosotros mismos lo que tenemos que hacer. Y puedes hacerlo escribiendo tus tareas, tus ideas o lo que se te ocurra, como hacía Branson.
Esto es lo que escribió Branson en su blog:
“He escrito a menudo sobre mi afición a escribir listas, y ésta demuestra que lo hago desde el principio. Las listas no sólo proporcionan una gran estructura para hacer las cosas, sino que también nos ayudan a establecer objetivos y alcanzar nuestros sueños.”
Richard Branson
Y tiene toda la razón.
También escribo en mi agenda todo lo que quiero hacer. Utilizo mi agenda (reMarkable) como diario para mis tareas pendientes.
He descubierto que cuando escribo las cosas en papel, mis posibilidades de hacerlas son mayores.
Esto se debe a que pongo mi agenda en mi mesa de trabajo. Y la dejo abierta. Así, cada vez que la miro, me recuerda lo que tengo que hacer. También me recuerda mis objetivos y mis sueños.
La gestión del tiempo consiste en hacer las cosas correctas y producir los resultados que quieres. Y escribir lo que tienes que hacer te ayuda.
Paso de acción:
Acostúmbrate a anotar las cosas. Albert Einstein dijo una vez: “El papel es para escribir las cosas que necesitamos recordar. Nuestro cerebro está acostumbrado a pensar“. Así que hazte el hábito de anotar cosas. Puede aumentar tu productividad.
Si quieres que la gestión del tiempo sea una bendición y potenciar tu productividad a un nivel superior, quizás, deberías echar un vistazo al Planificador de Tareas.
8. Mantener tu Bienestar General
Entiendes que la gestión del tiempo consiste en gestionarte a ti mismo, ¿verdad? Y para sacar el máximo provecho de tus días, debes asegurarte de que tienes la energía necesaria para pasar cada día.
Por lo tanto, convierte en un hábito el mantener tu bienestar general.
De hecho, la gestión del tiempo consiste realmente en la gestión de la energía. No puedes realizar un gran trabajo si siempre estás cansado y con sueño.
Mucha gente tiene el concepto erróneo de pensar que cuanto más trabajen más podrán hacer. No, no funciona así.
No quieres producir cualquier trabajo. Quieres producir un trabajo excelente. Y para lograrlo, necesitas estar en un gran estado que fluya con energía.
Cada vez que no duermo lo suficiente, me siento somnoliento y cansado. Esto hace que me resulte muy difícil concentrarme en mi trabajo creativo, como escribir artículos.
Sin embargo, cuando estoy totalmente descansado y rebosante de energía, descubrí que soy capaz de escribir más rápido porque las ideas siguen fluyendo hacia mí.
En resumen, descansar lo suficiente aumenta mi productividad. Por el contrario, cuando no estoy bien descansado, mi productividad se resiente.
Por lo tanto, asegúrate de mantener tu salud y tu nivel de energía elevados para poder funcionar a un nivel óptimo y hacer las cosas.
Paso de acción:
Aquí tienes un par de consejos sobre lo que puedes hacer para mantener tu bienestar general y así poder rendir al máximo:
- Dormir lo suficiente.
- Hacer pequeños descansos durante el día.
- Comprometerte a hacer ejercicio con regularidad.
- Beber más agua y mantén el cuerpo hidratado.
- Tomar una siesta cada vez que sea necesario.
- Programar actividades en tu calendario para relajarte y recargarte.
9. Aprovechar los Pequeños Bloques de Tiempo
Otro buen hábito de gestión del tiempo que debes adoptar es aprovechar los pequeños bloques de tiempo durante el día.
5 minutos aquí y 10 minutos allá, al sumarlos, pueden darte tremendos resultados y conseguir hacer un gran proyecto.
Cada mañana, dedico entre 25 y 30 minutos a leer. Y después, preparo el desayuno mientras escucho un podcast.
Algunas veces hay tiempo de espera, unos minutos aquí y allá, donde aprovecho el tiempo para seguir leyendo. Y he descubierto que puedo terminar un capítulo entero utilizando esos pequeños bloques de tiempo.
Solía leer un 1 libro al mes, pero cuando utilizo conscientemente esos pequeños bloques de tiempo, puedo leer hasta 2-3 libros al mes.
Por lo tanto, nunca subestimes lo que puedes lograr en esos cortos tiempos. Cuando añades todo el tiempo, puedes completar un gran proyecto.
He aquí algunos ejemplos de cómo puedes utilizar tu poco tiempo libre para cosas productiva:
- Leer un libro.
- Hacer una llamada telefónica.
- Despejar la bandeja de entrada y responder a los correos electrónicos.
- Revisar tus objetivos.
- Actualizar las finanzas.
- Despejar tu escritorio y organizar tu lugar de trabajo.
- Meditar y hacer una respiración profunda.
- Registrar y anotar las cosas.
Paso de acción:
Desarrollar el hábito y utilizar esos cortos y pequeños trozos de tu tiempo. Unos minutos y un par de minutos allí. Utiliza ese tiempo para ser más productivo.
Si quieres aprender a gestionar tu tiempo, empieza por aprender estos pequeños bloques de tu tiempo. Si no puedes gestionar lo pequeño y lo que parece insignificante, te será más difícil gestionar tu día, tu semana o tu mes.
10. Subir a la Ola de la Motivación
Si quieres gestionar mejor tu tiempo, tienes que aprender a subirte a la ola de la motivación. El concepto fue introducido por BJ Fogg, psicólogo y director del Laboratorio de Tecnología Persuasiva de Stanford.
Según Fogg, la motivación tiene una función en nuestras vidas y es la de ayudarnos a hacer las cosas difíciles.
Por lo tanto, Fogg sugiere que cuando tu motivación es alta, quieres ponerte a trabajar en esas cosas de alto impacto y difíciles.
Por ejemplo, cuando vuelvas a casa y tu motivación sea alta, deberás hacer todas las cosas, como lavar las verduras, trocearlas y guardarlas en recipientes transparentes en la nevera.
“Más tarde, a lo largo de la semana, cuando tu motivación decae, tu objetivo de comer más verduras es más fácil de hacer“, dijo Fogg.
Por lo tanto, aprovecha tu ola de motivación. Cuando estés motivado, haz más. Cuando estés muy motivado, prepárate y haz las cosas que aumenten tu capacidad para lograr tu objetivo.
Por ejemplo, si eres una persona madrugadora, aprovecha las horas de la mañana para trabajar en tu proyecto más importante.
Y si eres un búho y eres más productivo por la noche, elige trabajar más y sigue trabajando incluso cuando los demás se hayan ido de fiesta.
Paso de acción:
Aprende a entenderte a ti mismo y aprovecha tu motivación para hacer las cosas. La gestión del tiempo también consiste en gestionarse a uno mismo y elegir el momento adecuado para trabajar en las tareas correctas para obtener resultados óptimos.
Conclusión
Si quieres desarrollar buenos hábitos de gestión del tiempo, deberías considerar seriamente los 10 que he compartido contigo arriba.
Recuerda que la gestión del tiempo consiste realmente en cómo te gestionas a ti mismo. Y ser productivo significa realizar las tareas más productivas en el menor tiempo posible.
“Si amas la vida, no pierdas el tiempo, porque el tiempo es lo que hace la vida”.
BRUCE LEE
Hazme saber cuál es hábito que mejor funciona para ti. Te leo abajo en tu comentario.
