Hay 1,440 minutos en un día. Eso es todo lo que vas a tener. Nadie recibe más que eso; el tiempo no es un recurso renovable. Entonces, necesitas encontrar formas de mejorar tu gestión del tiempo y aprovechar al máximo lo que tienes. Lo que haces, y lo que no haces, determina tu nivel de éxito.
Como dijo el autor y filósofo chino Lin Yutang:
Además del noble arte de hacer cosas, existe el noble arte de dejar cosas sin hacer. La sabiduría de la vida radica en la eliminación de lo no esencial.
Lin Yutang
Tu capacidad para pensar estratégicamente acerca de tu día marcará una gran diferencia en tu productividad y rentabilidad. Las personas altamente exitosas son expertas en gestionar su tiempo y prioridades.
La buena noticia es que no necesitas ir a la escuela o tomar cursos en línea para mejorar tu gestión del tiempo. Solo tienes que utilizar algunas de estas técnicas.
#1. Planifica cada día antes de que comience para mejorar la gestión del tiempo
‘Nunca empieces el día hasta que esté terminado en papel’, dijo Jim Rohn. ‘O tú controlas el día o el día te controla a ti’.
Cada minuto que dediques a la planificación puede ahorrarte hasta 10 minutos en la ejecución. Solo toma unos momentos planificar diligentemente tu día, pero esta pequeña inversión te ahorrará horas de tiempo y esfuerzo desperdiciados.
Decide qué es importante para ti y en qué orden. Asegúrate de que tus valores no entren en conflicto con el trabajo. La energía gastada en preocupaciones disminuye tus habilidades. Hazte las siguientes preguntas para identificar lo que es importante:
- ¿Cuál es la acción con mayor valor agregado que puedo hacer?
- ¿Qué puedo hacer, y solo yo puedo hacer, que ya he hecho bien antes y que marque la diferencia?
- (Si trabajas en una empresa) ¿Por qué estoy en la nómina?
Recuerda: Las listas de metas, tareas y objetivos no sirven de nada a menos que las escribas.
Poner tus planes en papel hace que una meta aparentemente esquiva se vuelva más concreta. Hay una conexión que se establece entre el cerebro y la mano. Cuando no lo escribes, es difuso, pero al escribirlo y revisarlo, se vuelve claro.
#2. Programa tus principales prioridades primero
No todos los elementos de tu lista de tareas tienen igual peso en valor o importancia. La mayoría de las personas programan sus días con una mezcla de actividades de alto y bajo valor.
No dejes que las de bajo valor secuestren tu tiempo y energía mental. Mejora tu gestión del tiempo identificando tus principales prioridades y colócalas en tu calendario antes que cualquier otra cosa.
Este libro habla sobre ello: Revisión y Resumen: Lo Único de Gary Keller
#3. Comprende que ‘urgente’ no significa ‘importante’
Muchas personas, como familiares, amigos, clientes y socios, te dirán que algo debe hacerse de inmediato. Una llamada telefónica inesperada o una visita inesperada pueden ser urgentes, pero las consecuencias de ocuparte de ellas pueden no ser importantes a largo plazo.
Antes de atender una ’emergencia’ de alguien más, detente a evaluar si la tarea realmente debería tener prioridad sobre actividades importantes que generan ingresos. Las tareas urgentes se enfocan en los demás, mientras que las cosas importantes son autodirigidas y tienen el mayor valor para ti.
#4. Mejora tu gestión del tiempo simplemente diciendo ‘no’
Todo lo que haces es algo que has elegido hacer, ya sea que seas consciente de ello o no. Algunas personas tienen dificultades para aceptar esta verdad, pero tu vida es lo que estás construyendo.
Si te sientes frustrado, agotado o abrumado, es probable que no hayas dicho ‘no’ con la suficiente frecuencia.
Puede sentirse incómodo decirlo y establecer esos límites, pero cada vez que lo haces, abres espacio para un ‘sí’ que realmente importa.
#5. Espera lo inesperado
Incluso cuando tienes un plan, programas tus principales prioridades primero y dices ‘no’ regularmente, tus esfuerzos para mejorar tu gestión del tiempo aún pueden descarrilarse.
¿Recibes llamadas telefónicas que dividen tu atención? ¿Alguien ha pasado a saludar ‘rápidamente’ y la visita se ha prolongado? ¿Una crisis te ha obligado a dejarlo todo? Estoy seguro de que has respondido sí, sí, sí. Incluso con las mejores intenciones, puedes encontrarte sujeto a la agenda de otra persona.
No dejes que lo inesperado te saque de tu camino. Si es posible, reserva bloques de tiempo en los que no puedas ser interrumpido. Trabaja para crear márgenes en tu vida para que cuando ocurra lo inesperado, puedas lidiar con ello.
#6. Programa descansos para mejorar tu gestión del tiempo
Si te distraes con facilidad, oblígate a ser disciplinado al asignar de ocho a diez minutos por hora para usar como desees, ya sea para llamadas personales, comidas rápidas y cosas por el estilo.
Esta táctica funciona porque es menos probable que interrumpas tu trabajo fuera de los horarios establecidos si sabes que se acerca el descanso.
#7. Aplica la regla del 80/20 a todo
Uno de los conceptos más útiles para gestionar un horario es el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20. Nombrada en honor al economista italiano Vilfredo Pareto, el axioma dice que el 20% de tus actividades te dará el 80% de tus resultados.
Esto significa que el 20% de tus clientes representará el 80% de tus ventas, el 20% de tus productos generará el 80% de tus beneficios y el 20% de los miembros de tu equipo contribuirá al 80% del éxito del grupo.
A su vez, debes pasar el 80% de tu tiempo en el 20% vital de todo lo que haces.
Si tienes una lista de tareas de 10 elementos, aborda los dos primeros con la mayor parte de tu energía. Si tienes 20 miembros en tu equipo, dedica el 80% de tu tiempo a los cuatro principales. Al hacer estas cosas, tu productividad y gestión del tiempo mejorarán de manera significativa.
#8. Toma el teléfono
Hacer una llamada a menudo puede generar una respuesta más rápida y precisa que un intercambio de correos electrónicos que consume tiempo. Si necesitas saber algo de inmediato, el contacto voz a voz puede superar al ciberespacio.
#9. Agrupa tus tareas
Piensa en las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo diariamente y asigna un momento para realizarlas semanal o mensualmente. Yo por ejemplo, pasaba horas cada semana pensando en contenido para mis publicaciones de blog.
“Era el mayor ladrón de tiempo y rápidamente me di cuenta de que aún no podía hacerlo todo”
La solución fue la siguiente: Dedico tres horas cada mes a trabajar con un redactor creativo para crear todo el contenido y programarlo con anticipación para su distribución.
#10. Reflexiona sobre cómo fue el día para mejorar tu gestión del tiempo para mañana
Si no estás seguro de si estos nuevos hábitos están dando resultados, dedica unos minutos cada noche a reflexionar sobre el día.
Considera lo que aprendiste, cómo utilizaste tus 1,440 minutos y qué podrías haber hecho de manera diferente. Al analizar lo que salió bien y lo que no, puedes identificar patrones productivos y no productivos en tu comportamiento.
En última instancia, no es lo que piensas, hablas o planeas hacer lo que moldea la vida que llevas. Es lo que haces realmente cada día lo que determina tu futuro. Cómo gastas tu tiempo es cómo usas tu vida. Como escribió el psicoterapeuta Charles Spezzano en “What to Do Between Birth and Death”:
“En realidad, no pagas las cosas con dinero. Las pagas con tiempo”.
Asegúrate de obtener el máximo provecho de tu tiempo.